EU Login – URF – PIC – eForm, czyli jak złożyć wniosek?

Proces aplikacji jest niemal identyczny we wszystkich obszarach dofinansowania Programu Kreatywna Europa – różni się jedynie treściami i załącznikami, jakie należy dostarczyć w zależności od wybranego schematu grantowego i wnioskowanej kwoty. Wniosek o dofinansowanie (eForm) jest generowany osobno dla każdego obszaru dofinansowania i składany jest wyłącznie drogą elektroniczną.

Przed wygenerowaniem formularza aplikacyjnego, należy zarejestrować się w systemie uwierzytelniającym Komisji Europejskiej ECAS, a następnie przy użyciu tego samego loginu i hasła zalogować w Portalu Uczestnika (Participant Portal) i systemie URF (Unique Registration Facility). Poniżej przedstawiamy jak to zrobić krok po kroku.

Krok 1:
Rejestracja organizacji na stronie EU Login (dawniej ECAS)

Założone konto w bazie EU Login przy użyciu tego samego identyfikatora i hasła pozwala uzyskać dostęp do wszelkich innych systemów Komisji Europejskich wymagających uwierzytelniania za pomocą bazy EU Login. Kluczową informacją przy rejestracji jest adres e-mail. Zalecane jest utworzenie konta w EU Login przy użyciu ogólnego adresu e-mail organizacji (tzw. adresu generycznego, czyli niezawierającego danych osobowych), co umożliwi edytowanie danych instytucji w przyszłości.

  • przejdź na stronę Systemu Uwierzytelniania Komisji Europejskiej (EU Login): bit.ly/EACEA_login
  • wybierz język

Rozpocznij korzystanie z serwisu od zmiany języka strony na język polski. Kliknij listę rozwijaną w prawym górnym rogu strony i wybierz polski (pl).

  • wybierz domenę

Wnioskodawcy Programu Kreatywna Europa wybierają domenę zewnętrzną (ang. External).

  • załóż konto w EU Login

Zarejestruj się na stronie i uzupełnij indywidualne dane osoby, która będzie korzystać z EU Login. Jeśli już wcześniej rejestrowałeś się na stronie, zaloguj się i przejdź do KROKU 2

  • odbierz e-mail i potwierdź rejestrację

Po założeniu konta na stronie EU Login, otrzymasz e-mail weryfikacyjny z prośbą o potwierdzenie rejestracji. Stworzenie loginu i hasła w systemie EU Login umożliwia zalogowanie się na Portalu Uczestnika, gdzie można utworzyć lub odnaleźć utworzony wcześniej profil organizacji:

Krok 2:
Rejestracja portalu uczestnika i systemie URF

Kolejnym krokiem poprzedzającym wypełnienie wniosku jest rejestracja instytucji/organizacji w Portalu Uczestnika i systemie URF. W celu rejestracji w Portalu Uczestnika i systemie URF należy wykonać następujące czynności:

  • zaloguj się przy użyciu loginu i hasła uzyskanych w kroku 1 (ECAS)
  • w górnym menu kliknij na pole „ORGANISATIONS” i wybierz opcję „REGISTER”
  • kliknij niebieski przycisk „REGISTER ORGANISATION”, aby rozpocząć rejestrację organizacji, albo „RESUME REGISTRATION”, aby kontynuować rozpoczętą wcześniej rejestrację
  • postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.

Uwaga! Przy pracy w Portalu Użytkownika i systemie URF zalecane jest używanie najnowszej wersji przeglądarki internetowej Mozilla Firefox.

Krok 3:
dodawanie dokumentów do profilu organizacji

Do profilu organizacji należy załączyć niezbędną dokumentację, potwierdzającą podane przy rejestracji informacje. Polskojęzyczne wersje formularzy znajdują się na poniższych stronach:

Pobrane formularze należy wypełnić, wydrukować i podpisać (podpisu dokonują osoby uprawnione do reprezentowania danej organizacji), a następnie przesłać w formie skanu, w formacie PDF do Portalu Użytkownika. Aby tego dokonać:

  • w górnym menu Portalu Użytkownika najedź na pole „ORGANISATIONS” i wybierz opcję „MY ORGANISATIONS”
  • znajdź swoją organizację i kliknij czerwony przycisk „MO” po prawej stronie (kolumna „ACTIONS”)
  • Przejdź do zakładki „DOCUMENTS”
  • Dołącz zeskanowane wersje wymaganych dokumentów swojej organizacji

modyfikacja danych:

Możesz zmienić dane po zarejestrowaniu organizacji, ale przed zweryfikowaniem danych przez Agencję odpowiedzialną za portal. Po zweryfikowaniu profilu Twojej organizacji przez Agencję Wykonawczą ds. Badań Naukowych (REA) odpowiedzialną za Portal, dane może modyfikować tylko wyznaczony na etapie weryfikacji, prawny reprezentant organizacji – LEAR.

weryfikacja danych przez Agencję odpowiedzialną za Portal Uczestnika

Profile organizacji są weryfikowane przez Agencję Wykonawczą ds. Badań Naukowych (REA), odpowiedzialną za funkcjonowanie Portalu Uczestnika. Po uzyskaniu statusu verified (zweryfikowany) jedyną osobą uprawnioną do wprowadzania zmian w profilu organizacji jest LEAR. Weryfikacja danych w Portalu Uczestnika odbywa się niezależnie od procesu składania i oceny wniosków. Jednocześnie, na etapie przekazania dotacji na konto bankowe lidera projektu, profil organizacji musi być uzupełniony o wymagane dokumenty i zweryfikowany przez REA. Jeśli zamieszczone w Portalu Uczestnika dokumenty są niekompletne lub nieaktualne, wnioskodawca otrzymuje prośbę o dokonanie uzupełnień.

Krok 4:
numer identyfikacyjny – PIC

Po zakończeniu rejestracji w systemie URF, wyświetli się numer PIC (Personal Identification Code) zarejestrowanej organizacji, a jego potwierdzenie zostanie wysłane na adres e-mail osoby dokonującej rejestracji. Posiadanie przez organizację/instytucję numeru identyfikacyjnego PIC jest warunkiem koniecznym do złożenia wniosku o dofinansowanie za pośrednictwem formularza eForms.

Uwaga! Każda organizacja zaangażowana w projekt (wnioskodawcy i partnerzy) musi zarejestrować się w Portalu Uczestnika i uzyskać Kod Identyfikacyjny Uczestnika (PIC).

Krok 5:
wygeneruj formularz eForm

Wniosek o dofinansowanie – formularz elektroniczny eForm – można wygenerować ze strony: http://bit.ly/PPMT_V2.

  • wybierz przycisk w dolnym lewym rogu: „CREATE NEW APPLICATIONS FOR FUNDING”
  • wybierz domenę zewnętrzną (External)
  • zaloguj się używając nazwy o hasła z KROKU 1
  • z rozwijanej listy wybierz Program Kreatywna Europa („CREATIVE EUROPE”) i kliknij „SEARCH”
  • wybierz z listy obszar dofinansowania, z którego chcesz ubiegać się o grant
  • wybierz język formularza: angielski, francuski lub niemiecki i kliknij „NEXT STEP”
  • dodaj swój kod PIC oraz kody PIC organizacji uczestniczących w projekcie
  • kliknij „NEXT STEP”, a następnie „CREATE APPLICATION eFORM”
  • zapisz formularz eForm na dysku

Formularz eForm to aktywny PDF, na którym można pracować. Po zapisaniu wniosku będzie można go uzupełniać i modyfikować.

Krok 6:
wyślij formularz eForm

Po całkowitym wypełnieniu (należy uzupełnić wszystkie pola oznaczone gwiazdką) i sprawdzeniu aplikacji należy ją przesłać w formie elektronicznej. W tym celu:

  • sprawdź połączenie z internetem – kliknij przycisk „TEST YOUR CONNECTION”
    (czerwony przycisk w prawym dolnym rogu formularza)
  • dodaj wymagane załączniki
    (w zależności od obszaru dofinansowania załączniki się od siebie różnią – opis wszystkich wymaganych załączników znajduje się w przewodniku po danym schemacie grantowym)
  • sprawdź kompletność danych klikając w przycisk „VALIDATE FORM”
    (niebieski przycisk w prawym dolnym rogu formularza)
  • wyślij formularz, klikając „SUBMIT THIS FORM”
    (zielony przycisk na końcu formularza, który stanie się aktywny po wykonaniu powyższych czynności)
    Dane z wniosku zostaną przesłane na serwery Komisji Europejskiej – jest to operacja nieodwracalna.
  • sprawdź numer wniosku

Otrzymany po złożeniu wniosku numer („SUBMISSION NUMBER”) zostanie wyświetlony w lewym dolnym rogu formularza – służy identyfikacji wniosku i stanowi potwierdzenie, że został on prawidłowo złożony.

Pomocne linki i adresy:

  • „Proposal Submission User Guide” („Złożenie wniosku – przewodnik”) – ang.:
    http://bit.ly/eForm_guide
  • W przypadku problemów lub pytań technicznych, związanych z obsługą Portalu Uczestnika lub uzupełnianiem dokumentacji należy się skontaktować z Help Desk’iem EACEA:
    eacea-helpdesk@ec.europa.eu / tel. +32 229 90705

Istnieje możliwość wypełnienia wniosku w każdym oficjalnym języku Unii Europejskiej, jednak ze względu na ocenianie aplikacji przez międzynarodowych ekspertów, zalecane jest uzupełnienie formularza w języku angielskim lub francuskim.

Budżet należy przygotować w euro. Wnioskodawcy spoza strefy euro musządo przeliczeń używaćkursów walutowych opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w miesiącu publikacji wezwania do składania wniosków. Kursy walutowe dostępne sąna stronie Komisji Europejskiej:

http://bit.ly/info_euro

W ramach Programu Kreatywna Europa osoby fizyczne nie mogą ubiegać się o dofinansowanie. Jednak poprzez dofinansowane projekty przygotowywane przez organizacje i instytucje, środki finansowe dotrą jednak do około 250 tysięcy artystów i osób zawodowo związanych z kulturą i sektorem audiowizualnym.

Program Kreatywna Europa wspiera projekty nie tylko z krajów należących do Unii Europejskiej. O dofinansowanie w ramach poszczególnych schematów dofinansowania mogą ubiegać się także: Islandia, Norwegia, Albania, Bośnia i Hercegowina, Czarnogóra, Mołdawia, Macedonia, Serbia, Gruzja oraz Turcja. Aktualna lista kwalifikujących się państw spoza Unii Europejskiej:
http://bit.ly/nonEU_countries