Jak współpracować w projektach międzynarodowych?

19 listopada 2015, Poznań

Kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu, w którym współpracuje kilka instytucji lub organizacji, mają budowanie trwałego partnerstwa oraz skuteczna komunikacja. Oba te zagadnienia należy wziąć pod uwagę już na etapie planowania działań projektowych i pamiętać o nich przez cały czas ich realizacji. Z tego też powodu stały się one tematem przewodnim seminarium zorganizowanego 19 listopada w Poznaniu przez Creative Europe Desk Polska oraz Punkt Kontaktowy Europa dla obywateli.

Spotkanie rozpoczęło się prezentacją aktualnych założeń i wytycznych komponentu Kultura Programu Kreatywna Europa oraz Programu Europa dla obywateli. Oba programy dają możliwość zdobycia grantów na działania w obszarach kultury, kreatywnym, edukacji i społeczeństwa obywatelskiego. Ponieważ jednym z najważniejszych celów seminarium było pokazanie praktycznego wymiaru omawianych zagadnień, wśród zaproszonych gości znaleźli się realizatorzy działań dofinansowanych z obu programów. Beneficjenci Programu Kreatywna Europa zaprezentowali projekty „Aktywator” poznańskiej Fundacji Vox Artis oraz „Small Size, Performing Arts For Early Years”, w którym partnerem jest Centrum Sztuki Dziecka.

Punktem wyjścia do pracy w grupach podczas sesji warsztatowych było zebranie oraz analiza korzyści i wyzwań związanych z partnerstwem projektowym. Wymieniono liczne pozytywne aspekty współpracy takie jak możliwość wymiany doświadczeń, poszerzenie grupy odbiorców działań oraz budowanie bazy kontaktów. Wskazano również sposoby zapobiegania możliwym trudnościom. Uczestnicy zauważyli, że już na etapie nawiązywania współpracy należy dokładnie przeanalizować, w jakim stopniu partner spełnia nasze oczekiwania oraz czy zgadza się z nami co do priorytetów. Jednym z błędów w projektach, w które zaangażowanych jest wiele instytucji i organizacji, bywa niedostateczne przemyślenie takich zagadnień jak:

  • motywacja do nawiązania partnerstwa,
  • doświadczenie, jakie już mamy,
  • działania, które wspólnie podejmiemy,
  • zasoby, jakimi dysponujemy.

Należy upewnić się, że partnerstwo zapewni na tyle duże korzyści, że warto będzie dla nich pokonać trudności związane ze współpracą międzyinstytucjonalną. Jeśli partnerzy będą wspólnie dążyć do realizacji wyznaczonych celów, do których mają przekonanie i które są ważne z punktu widzenia odbiorców planowanych działań, projekt ma większe szanse na sukces.

Współpraca w projekcie powinna zacząć się na jak najwcześniejszym etapie – tak, aby już przygotowywany wniosek o dofinansowanie w pełni odzwierciedlał kontekst i potencjał tworzonego partnerstwa. Ważne są zasoby, z jakimi partnerzy przystępują do projektu, i doświadczenie, którym mogą i chcą się dzielić.

Opierając się na własnych doświadczeniach i dyskusji podczas ćwiczeń warsztatowych, uczestnicy wypracowali także tzw. złote rady z zakresu komunikacji w partnerstwie. Znalazły się wśród nich m.in. dawanie precyzyjnych komunikatów, komunikacja dwukierunkowa, dotrzymywanie terminów i regularny kontakt.

Seminarium zamknęła przeprowadzona przez organizatorów prezentacja pt. „Pułapki we wniosku, czyli jak się nie dać złapać?”. Jej kluczowym element stanowiły praktyczne wskazówki dla osób, które przygotują wnioski o wsparcie z programów unijnych, np. jak uniknąć błędów formalnych i na co szczególnie zwrócić uwagę, by spełnić oczekiwania ekspertów.

Seminarium sprzyjało wymianie doświadczeń, dyskusjom kuluarowym, wzajemnym inspirowaniu się oraz nawiązywaniu znajomości. Ze względu na różnorodność organizacji i instytucji reprezentowanych przez uczestników dało też możliwość przyjrzenia się współpracy międzynarodowej z często zupełnie odmiennych perspektyw.

Przeczytaj również: