Proces aplikacji – krok po kroku jak złożyć wniosek?

Złożenie wniosku o dofinansowanie w programie Kreatywna Europa komponent Kultura odbywa się drogą elektroniczną, co wymaga wcześniejszej rejestracji. Proces nie jest trudny, lecz wymaga czasu, dlatego zachęcamy do wcześniejszego rozpoczęcia procedury, aby zdążyć z dostarczeniem wszystkich niezbędnych dokumentów przed upływem terminu.

Zanim rozpoczniesz proces aplikacji zapoznaj się z przewodnikiem oraz dokumentacją dotyczącą danego obszaru grantowego.

Ogłoszenie otwarcia naboru wniosków wiąże się z publikacją przez Agencję aktualnych dokumentów i wzorów formularzy:

  • zaproszenie do składania wniosków („Call notice”, dostępne w języku polskim)
  • przewodnik po obszarze grantowym („Guidelines”, dostępny w języku angielskim, francuskim i niemieckim)
  • wskazówki dla wnioskodawców („Guide for applicants”)
  • formularz budżetowy („Estimated budget”)
  • formularze załączników („Annexes”)

W tym czasie uruchamiany jest także generator, który służy stworzeniu aktualnego e-formularza.

Krok 1:
Uzyskiwanie numeru PIC

W celu złożenia aplikacji niezbędne jest posiadanie nr PIC (Participant Identification Code), który stworzyć musi każda organizacja/instytucja (zarówno lider jak i partnerzy) chcąca wziąć udział w projekcie. Numer nadawany jest jednokrotnie więc jeśli instytucja/organizacja aplikowała już w jednym z unijnych programów (Kreatywna Europa, Erasmus+ lub Europa dla obywateli), nie ma potrzeby generowanie kolejnego.

ZAŁÓŻ KONTO W EU LOGIN

Wejdź na stronę Participant Portal i wybierz przycisk „REGISTER„. Zostaniesz przekierowany na stronę EU Login.

printscreen-ramka1

EU Login jest częścią Systemu Uwierzytelniania Komisji Europejskiej. Rejestracja możliwa jest w języku polskim – wystarczy wybrać go z listy dostępnej w prawym górnym rogu ekranu. W EU Login należy podać imię i nazwisko (osoby rejestrującej, zazwyczaj jest to pracownik danej instytucji/organizacji) oraz adres email, na który zostanie wysłany mail w celu stworzenia hasła. Adres e-mail oraz hasło będą danymi potrzebnymi do logowania w Portalu Uczestnika („Participant Portal”) w celu rejestracji instytucji/organizacji chcącej aplikować o dofinansowanie.

ZALOGUJ SIĘ NA PORTALU UCZESTNIKA („PARTICIPANT PORTAL”)

Proces rejestracji instytucji/organizacji należy rozpocząć od zalogowania się na Portalu Uczestnika danymi (nazwa adres e-mail i hasło) stworzonymi wcześniej na EU Login.

printscreen-ramka3

DODAJ INSTYTUCJĘ/ORGANIZACJĘ DO BAZY NA PORTALU UCZESTNIKA

Proces rejestracji instytucji/organizacji nie potrwa dłużej niż 10 minut. Wskazane jest posiadanie dokumentów założycielskich – informacje w nich umieszczone będą potrzebne w procesie rejestracji. Wybierając zakładkę „Organisations”, następnie z listy menu „Register”, a później przycisk „Register Organisation” rozpoczynasz proces rejestracji organizacji/instytucji. Polega ona na uzupełnieniu podstawowych informacji dotyczących organizacji (dane adresowe, rodzaj organizacji, NIP, REGON, adres www, dane związane z założeniem organizacji, osoba kontaktowa itp.). W każdej chwili możesz przerwać proces rejestracji – system zapamięta zapisane do tej pory informacje.

printscreen-ramka5

SPRAWDŹ E-MAIL

Na podany podczas rejestracji w EU Login adres e-mail zostanie wysłana zwrotna wiadomość z informacją o pomyślnej rejestracji oraz nadanym numerem PIC. Numer zostanie również wyświetlony na zielonym polu ostatniej fazy rejestracji.

printscreen-ramka6

Krok 2:
Wygeneruj aktualny e-formularz

Posiadając nr PIC (swojej oraz partnerskich organizacji) można wygenerować formularz wniosku:

  • Przejdź na stronę https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/
  • Wybierz „Create new application for funding”
  • Wybierz program (Creative Europe)
  • Wybierz interesujący Cię komponent oraz obszar grantowy
  • Wybierz język wniosku (angielski, niemiecki lub francuski)
  • Przejdź do następnego kroku wybierając „Next step

printscreen-ramka7

 

  • Dodaj organizacje biorące udział w projekcie (wpisując nr PIC wyszukasz i dodasz partnerów do projektu); po dodaniu numer PIC drugiej organizacji należy wskazać, która organizacja będzie liderem projektu („applicant organisation„). Pamiętaj, że gdy wygenerujesz eForm, zmiana ról (lider, partnerzy) nie jest możliwa.

printscreen-ramka8

  • Na końcu należy kliknąć przycisk „Create application eForm”

Formularz wniosku to aktywny plik w formacie PDF, który należy zapisać na dysku – można go uzupełniać i przesyłać w dowolnym momencie.

Krok 3:
WYŚLIJ E-FORMULARZ

Do wysłania formularza musisz mieć połączenie internetowe, które możesz sprawdzić klikając przycisk „Test your connection” znajdujący się na dole wniosku.

printscreen-ramka9

  • Gdy skończysz wypełnianie pól formularza wniosku, dodaj wymagane załączniki.
  • Sprawdź, czy wniosek jest kompletny klikając przycisk „Validate” – jeśli nie wszystkie wymagane pola zostały wypełnione, system zaznaczy je na czerwono.
  • Po sprawdzeniu kliknij przycisk „Submit” (złóż wniosek) – wniosek zostanie wysłany na serwer Komisji Europejskiej i otrzymasz „Submission number” (numer złożenia wniosku), który należy spisać i zachować.

 

printscreen-ramka10